DATENSCHUTZERKLÄRUNG
I. Übersicht
Wenn wir Dich als Kunden oder Geschäftspartner begrüßen dürfen oder Du unsere IMMOinstant-
Software nutzt, lies bitte ab Punkt III .
Wenn Du unsere Website besuchst, lies bitte ab Punkt II.
II. Welche Daten verarbeiten wir, wenn Du unsere Website besuchst?
Willkommen auf unserer Website! Bitte bekomme ein Bild darüber, wie wir Deine personenbezogenen
Daten verarbeiten, wenn Du unsere Website besuchst (Art 13, Art 14 DSGVO; § 165 Abs 3 TKG).
Beim Besuch unserer Website können folgende Daten verarbeitet werden:
Browsertyp,
Betriebssystem,
Land,
Datum,
Uhrzeit und Dauer des Zugriffs,
IP-Adresse 1 und besuchte Seiten auf unserer Webseite inklusive Ein- und Ausstiegsseiten,
Kontaktseite auf Website,
Gerätedaten: Wir können personenbezogene Daten von Deinem Gerat speichern. Solche Daten
umfassen Geolocation-Daten, IP-Adresse, eindeutige Kennungen (zB MAC-Adresse),
E-Mail im Zuge des Newsletter-Versand (freiwillig)
Die Verarbeitung dieser Daten ist erforderlich, um die Sicherheit des Betriebes der Website zu
bewerkstelligen und die Funktionalität der Website aus technischen Gesichtspunkten sicherzustellen. Die
Erhebung dieser Daten erfolgt zum Teil über technische Cookies. Diese technischen Cookies werden nur
im notwendigen Umfang eingesetzt (§ 165 Abs 3 TKG). Die Verarbeitung dieser Daten ist durch unser
berechtigtes Interesse am Betrieb unserer Website gerechtfertigt (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).
Für den Betrieb unserer Website kann es notwendig sein, dass wir Deine Daten den folgenden
Empfängern offenlegen:
Empfänger Daten: Google LLC (Google Analytics)
o Zweck der Datenverarbeitung: Statistische Marketing-Zwecke
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Einwilligung in Bezug auf Google Analytics (Art
6 Abs 1 lit a DSGVO)
o Geschäftssitz: USA
o Sicherer Drittlandtransfer: Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework
gelistet (HR & Non-HR Daten)
1 Eine IP-Adresse ist eine Nummer, die einem Geräte zugeordnet ist. Mithilfe dieser IP-Adresse können Geräte
über das Internet kommunizieren. Jede IP-Adresse enthält Informationen über den genutzten Internet-Service-
Provider und die physische Lokalität des eingesetzten Gerätes. Auf diese Art und Weise können Informationen
über den Nutzer des Gerätes gewonnen werden.
Empfänger Daten: Meta Platforms, Inc
o Zweck der Datenverarbeitung: Statistische Marketing-Zwecke
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO)
o Geschäftssitz: USA
o Sicherer Drittlandtransfer: Meta Platforms, Inc ist unter dem EU-US Data Privacy
Framework gelistet (jedoch nur hinsichtlich Non-HR Data)
Empfänger Daten: Pipedrive OÜ (CRM)
o Zweck der Datenverarbeitung: CRM-System
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Überwiegend berechtigtes Interesse
(Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
o Geschäftssitz: Estland
o Sicherer Drittlandtransfer: Innerhalb der EU
Empfänger Daten: Amazon.com, Inc AWS
o Zweck der Datenverarbeitung: Hosting der Website
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Überwiegend berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1
lit f DSGVO)
o Geschäftssitz: USA
o Sichere Übermittlung in ein Drittland: Amazon.com, Inc ist unter dem EU-US Data-
Privacy Framework gelistet (jedoch nur hinsichtlich Non-HR Data)
Empfänger Daten: Sendinblue GmbH (Brevo)
o Zweck der Datenverarbeitung: Newsletter-Versand
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO)
o Geschäftssitz: Deutschland
o Sichere Übermittlung in ein Drittland: Innerhalb der EU
II.1. Übersicht der eingesetzten „technischen“ Cookies
Die oben genannten Daten werden über sogenannte „Cookies“ 2 gespeichert. Cookies sind Textdateien,
die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Webseite
ermöglichen. Sie dienen zur Wiedererkennung und Speicherung temporärer Daten des
Homepagebesucher. Wir nutzen Cookies grundsätzlich nur im erforderlichen Umfang um über die
Homepage mit Ihnen zu kommunizieren.
Diese technischen Cookies sind aktiviert, sobald Du unsere Website besuchst.
Folgende Cookies werden auf Basis unseres überwiegend berechtigten Interesses
(Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) auf unserer Website eingesetzt:
Siehe unserer Cookie-Policy
II.2. Übersicht über die eingesetzten „Werbe-Cookies“
2 Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Wir weisen Sie jedoch
darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Homepage vollumfänglich nutzen können.
Neben den oben beschriebenen „technischen Cookies“ setzen wir auch sogenannte Werbe-Cookies
(inklusive „Statistische Cookies“) ein. Diese Werbe-Cookies ermöglichen es, Deine Interessen besser
nachvollziehen und auswerten zu können. Mithilfe der Werbe-Cookies können wir Dein „Surfverhalten“
über die Grenzen unserer Website hinweg mit Daten von anderen Websites zusammenführen. Dadurch
möchten wir in die Lage versetzt werden, die Interessen unserer Homepagebesucher besser zu verstehen
und diese gezielter ansprechen zu können.
Wir respektieren, dass dies nicht jeder Besucher der Website möchte. Daher verarbeiten wir Deine
Daten im Zuge von Werbe-Cookies nur, wenn Du damit einverstanden bist
(Art 6 Abs 1 lit a DSGVO). Diese Einwilligung kannst Du jederzeit widerrufen, wobei die bis zum
Zeitpunkt des Widerrufes erfolgte Datenverarbeitung gerechtfertigt bleibt.
Eine Liste der Werbe-Cookies:
Finden Sie hier in unserer Cookie-Policy
III. Für welche Zwecke verarbeiten wir Deine Daten, wenn Du Kunde bei uns bist, mit uns in
einer Geschäftsbeziehung stehst oder unsere Software nutzt?
Im Zuge unserer Geschäftsbeziehung mit Kunden und Geschäftspartnern sowie der Bereitstellung der
Software verarbeiten wir Daten aufgrund vertraglicher (Abwicklung des Vertragsverhältnisses mit Dir,
vorvertragliche Verpflichtungen, Abrechnung von Leistungen, Versand von Dokumenten,
Kommunikation zur Abwicklung des Vertrages, Bereitstellung der Software) und gesetzlicher
Verpflichtungen (gesetzlich erforderliche Aufbewahrung im Sinne des § 132 BAO) (Art 6 Abs 1 lit b
und c DSGVO) sowie aufgrund unserer berechtigten Interessen oder aufgrund von berechtigten
Interessen Dritter (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO), nämlich:
zum Zwecke der internen Administration und Verwaltung Deines Geschäftsfalles im
erforderlichen Umfang (z.B.: Bearbeitung Deines Geschäftsfalles, Weitergabe Deines
Geschäftsfalles an Assistenz, Aktenablage, Archivierungszwecke, Korrespondenz mit Dir);
zum Zwecke der Bereitstellung der Software;
Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen
jeweils im erforderlichen Umfang. Die Verarbeitung Deiner Daten dient der Anbahnung,
Aufrechterhaltung und Abwicklung unserer Geschäftsbeziehungen. Wenn Du uns diese Daten nicht zur
Verfügung stellst, können wir Deinen Geschäftsfall leider nicht abwickeln.
Gegebenenfalls verarbeiten wir Deine Daten basierend auf Deiner freiwilligen, ausdrücklichen
Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO).
III.1. Welche Daten werden im Zusammenhang mit der Abwicklung einer Geschäftsbeziehung
verarbeitet?
Bei der Abwicklung bzw Erfüllung der Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und Lieferanten werden
die folgenden personenbezogenen Daten oder Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet:
Passwörter für den User-Account
User-Name
Name
Adresse
Foto des Users
E-Mail
Zahlungsdaten
Vereinbarte Termine des Users
Bonitätsauskünfte aus Basis einer Selbstauskunft
Wunsch-Einzugsdatum
Etwaige Bürgen
IV. Wie lange werden Deine Daten gespeichert?
Wir werden Deine Daten nur so lange speichern, wie es für jene Zwecke erforderlich ist, für die wir
Deine Daten erhoben haben. In diesem Zusammenhang sind gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu
berücksichtigen (so sind etwa aus steuerrechtlichen Gründen Verträge und sonstige Dokumente aus
unserem Vertragsverhältnis grundsätzlich für die Dauer von sieben Jahren aufzubewahren (§ 132
BAO)). In begründeten Einzelfällen, etwa zur Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen,
können wir Deine Daten auch bis zu 30 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung speichern.
Daten von Interessenten speichern wir bis zu einem Jahre ab dem Zeitpunkt der letztmaligen
Kontaktaufnahme durch den Interessenten.
V. Wer erhält möglicherweise Deine Daten?
Im Zuge unserer Geschäftsbeziehung sowie der Nutzung der Software kann es erforderlich sein, dass wir
Deine Daten folgenden Empfängern übermitteln:
Empfänger Daten: Google LLC (Google Calendar)
o Zweck der Datenverarbeitung: Kalender-Synchronisierung;
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Überwiegend berechtigtes Interesse
(Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
o Geschäftssitz: USA
o Sicherer Drittlandtransfer: Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework
gelistet (HR & Non-HR Daten)
Empfänger Daten: Microsoft (Outlook)
o Zweck der Datenverarbeitung: Kalender-Synchronisierung;
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Überwiegend berechtigtes Interesse
(Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
o Geschäftssitz: USA
o Sicherer Drittlandtransfer: Microsoft ist unter dem EU-US Data Privacy Framework
gelistet (HR & Non-HR Daten)
Empfänger Daten: onOffice Austria GmbH (CRM)
o Zweck der Datenverarbeitung: CRM
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Überwiegend berechtigtes Interesse
(Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
o Geschäftssitz: Österreich
o Sicherer Drittlandtransfer: Innerhalb der EU
Empfänger Daten: Meta Platforms, Inc (WhatsApp)
o Zweck der Datenverarbeitung: Kommunikations-Tools
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Einwilligung in Bezug auf Googe Analytics (Art
6 Abs 1 lit a DSGVO)
o Geschäftssitz: USA
o Sicherer Drittlandtransfer: Meta Platforms, Inc ist unter dem EU-US Data Privacy
Framework gelistet (jedoch nur hinsichtlich Non-HR Data)
Empfänger Daten: Stripe
o Zweck der Datenverarbeitung: Zahlungsabwicklung
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Vertragliche Notwendigkeit (Art 6 Abs 1 lit b
DSGVO)
o Geschäftssitz: USA
Empfänger Daten: Volksbank Wien
o Zweck der Datenverarbeitung: Zahlungsabwicklung
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Vertragliche Notwendigkeit (Art 6 Abs 1 lit b
DSGVO)
o Geschäftssitz: Österreich
Empfänger Daten: Rechtsanwalt mit Sitz in Österreich
o Zweck der Datenverarbeitung: Rechtsberatung
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: überwiegendes berechtigtes Interesse (Art 6 Abs
1 Lit f DSGVO) sowie vertragliche Notwendigkeit (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO)
o Geschäftssitz: Österreich
o Grundlage für Übermittlung in ein Drittland: Innerhalb des EWR
Empfänger Daten: Steuerberater mit Sitz in Wien (Fussenegger & Partner Wirtschaftsprüfungs-
und Steuerberatungs Gmbh)
o Zweck der Datenverarbeitung: Steuerberatung
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: überwiegendes berechtigtes Interesse (Art 6 Abs
1 Lit f DSGVO) sowie vertragliche Notwendigkeit (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO)
o Geschäftssitz: Wien
o Grundlage für Übermittlung in ein Drittland: Innerhalb des EWR
Empfänger Daten: Softwareentwickler mit Sitz in Wien
o Zweck der Datenverarbeitung: Softwareentwicklung
o Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: überwiegendes berechtigtes Interesse (Art 6 Abs
1 lit f DSGVO); Auftragsverarbeitervertrag nach Art 28 DSGVO
o Geschäftssitz: Wien
o Grundlage für Übermittlung in ein Drittland: Innerhalb des EWR
VI. Erhebung von Daten aus anderen Quellen (Art 14 DSGVO)
Für die Bereitstellung der Software existiert eine API-Schnittstelle zur Software onOffice. Dabei können
auch personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
Quelle: onOffice Austria GmbH
Daten: Name, Telefonnummer, E-Mail, relevantes Objekt der Immobilien-Suchenden
VII. Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt
(Art 13 Abs 2 lit f DSGVO)?
In unserem Unternehmen findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling statt.
VIII. Welche Rechte stehen Dir hinsichtlich der Datenverarbeitung zu?
Wir möchten Dich darüber informieren, dass Du, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen dafür
vorliegen:
Das Recht hast, Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten von Dir bei uns verarbeitet werden
(siehe im Detail Art 15 DSGVO).
Das Recht hast, die Berichtigung oder Vervollständigung Dich betreffender unrichtiger oder
unvollständiger Daten zu verlangen (siehe im Detail Art 16 DSGVO).
Das Recht auf Löschung Deiner Daten (siehe im Detail Art 17 DSGVO) hast.
Das Recht hast, gegen eine Verarbeitung Deiner Daten, die zur Wahrung unserer berechtigten
Interessen oder eines Dritten erforderlich sind, Widerspruch (siehe im Detail Art 21 DSGVO)
einzulegen. Dies gilt insbesondere in Bezug auf die Verarbeitung Deiner Daten für Werbezwecke.
Das Recht hast, die Übertragung der von Dir bereitgestellten Daten in einem strukturierten,
gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Sofern wir Deine Daten auf Basis Deiner Einwilligung verarbeiten, hast Du das Recht, diese
Einwilligung jederzeit per E-Mail zu widerrufen. Dadurch wird die Rechtmäßigkeit der bis zu diesem
Zeitpunkt erfolgten Datenverarbeitung nicht beeinträchtigt (Art 7 Abs 3 DSGVO).
IX. Welche Beschwerderechte stehen Dir zu?
Sollte es, wider Erwarten, zu einer Verletzung Deines Rechtes auf rechtmäßige Verarbeitung Deiner
Daten kommen, setze Dich bitte mit uns postalisch oder per E-Mail in Verbindung. Wir werden uns
bemühen, Dein Anliegen umgehend zu bearbeiten. Du hast aber auch das Recht, eine Beschwerde bei der
für Dich zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutzangelegenheiten zu erheben.
Die Adresse der österreichischen Datenschutzbehörde lautet:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42,
1030 Wien
X. Wie kannst Du mit uns Kontakt aufnehmen?
Solltest Du weitere Fragen zur Verarbeitung Deiner Daten haben, kannst Du Dich gerne an unseren
Datenschutzkoordinator per unten angeführten Kontaktdaten wenden.
XI. Verantwortliche
Verantwortliche im Sinne des Art 4 Z 7 DSGVO ist:
IMMOinstant FlexCo
Ostmarkgasse 4/12
1210 Wien
office@immoinstant.at
+43 670 1936075i
